Dal 1.1.2020 gli scontrini e le ricevute fiscali non possono più essere utilizzati.

Per tutti i soggetti obbligati è entrato in vigore il nuovo “documento commerciale”.

Le nuove disposizioni prevedono che i corrispettivi devono essere memorizzati elettronicamente e trasmessi telematicamente.

I contribuenti rientranti nell’obbligo possono, alternativamente:

- dotarsi di un Registratore Telematico (RT), mediante acquisto di un apparecchio dedicato oppure, se già in possesso di un registratore fiscale, adattare lo stesso alle nuove norme (se tecnicamente possibile);

- avvalersi dell’applicazione gratuita messa a disposizione dall’Agenzia delle Entrate denominata “Documento commerciale on line”;

- emettere fattura elettronica immediata al posto dello scontrino (ipotizzabile solo nei casi di un numero limitato di operazioni) ricordando che, se l’importo della stessa non supera i 400 euro IVA inclusa, si può utilizzare la “forma semplificata”.

 

Sono previste sanzioni sia nel caso di mancata memorizzazione che nel caso di omissione della trasmissione.

Nell’ipotesi in cui vengano compiute quattro violazioni nel corso di un quinquennio, scatta la sospensione dell’autorizzazione dell’attività.

Il documento commerciale deve essere stampato e consegnato al cliente e la stampa deve essere tale da consentirne la leggibilità e la conservazione nel tempo.

Previo consenso del Cliente, il documento commerciale può essere inviato con strumenti telematici (es. via posta elettronica, whatsapp, ecc.), senza necessità di consegna di una copia cartacea.

Il documento commerciale di vendita deve essere emesso all’atto della cessione dei beni o della prestazione di servizi.

 

CONTENUTO DEL DOCUMENTO COMMERCIALE

Il contenuto minimo del documento commerciale prevede l’indicazione di:

- dati del soggetto emittente (denominazione, ragione sociale, nome e cognome, partita IVA ed ubicazione dell’esercizio);
- descrizione dei beni ceduti e dei servizi resi;
- aliquota IVA applicata;
- il totale complessivo con separata indicazione della quota parte riferibile all’IVA;
- la somma pagata in contanti;
- la somma pagata con moneta elettronica;
- l’importo non riscosso;
- il resto;
- l’importo pagato;
- la data e ora di emissione;
- il numero progressivo del documento commerciale;
- l’identificativo del Registratore Telematico tramite il quale il documento commerciale è stato emesso.

Sono inoltre lasciate a disposizione alcune righe per inserire dei messaggi personalizzati, quali ad esempio promozioni commerciali.

 

DESCRIZIONE DEI BENI CEDUTI E SERVIZI RESI

Considerato che viene espressamente prevista la necessità di riportare la descrizione dei beni ceduti e dei servizi resi, si ritiene che non sia più possibile utilizzare delle voci troppo generiche, come avveniva con gli scontrini fiscali.

Ad esempio, in un pubblico esercizio sarà opportuno prevedere voci distinte quali caffè, cappuccini, the, ecc. evitando indicazioni del tipo “caffetteria”, “bar”, ecc.

Inoltre bisogna considerare che tutti i dati inseriti saranno immediatamente disponibili per l'Amministrazione finanziaria. Quindi è più che mai importante porre attenzione alla correttezza delle "battute" effettuate per evitare malintesi in caso di controlli. 

CORRISPETTIVI CHE NON COMPORTANO L’APPLICAZIONE DELL’IVA

Quando le cessioni di beni o le prestazioni di servizi certificate dal documento commerciale NON sono soggette ad IVA, nel documento si dovranno riportare delle precise indicazioni codificate per indicare se l’operazione sia Esclusa, Non soggetta, Non imponibile, Esente, soggetta a Regime del margine o Operazione non IVA.

Ad esempio, nel caso di un contribuente in regime forfettario che dal 1.1.2020 è soggetto all’emissione di documento commerciale con corrispettivi senza IVA, si consiglia di indicare per ciascuna prodotto ceduto o servizio reso la codifica AL (N6) – Altro non IVA.

I codici rilasciati dall'Agenzia delle Entrate in caso di mancata applicazione dell'IVA sono i seguenti:

N1 escluse ex art. 15
N2 non soggette
N3 non imponibili
N4 Esenti
N5 regime del margine
N6 Altro non IVA.

 

DETRAZIONI FISCALI

Affinché il documento commerciale abbia valore al fine di beneficiare di eventuali detrazioni fiscali dovrà contenere il codice fiscale o la partita IVA del cliente.

 

EMISSIONE DI FATTURA DIFFERITA

Il documento commerciale che riporta il codice fiscale o la partita IVA dell’acquirente costituisce altresì documento valido ai fini dell’emissione della fattura differita.

 

VENDITE "TAX FREE SHOPPING"

Per le cessioni al dettaglio di beni di valore superiore ad euro 154,94 verso privati non residenti nella UE, l'acquirente straniero può richiedere all'esercente l'emissione di fattura elettronica al fine di non sostenere l'onere relativo all'IVA italiana (tramite sgravio o rimborso).

In questo caso, dato che l'esercente certifica la vendita emettendo la fattura elettronica "tax-free" tramite la procedura "Otello 2.0", é vivamente sconsigliata l'emissione dello scontrino elettronico al fine di evitare possibili duplicazioni d'imposta ed ulteriori adempimenti.

Per tutte le altre vendite documentate con scontrino elettronico è invece possibile emettere contemporaneamente anche la fattura elettronica indicando nel tracciato xml il riferimento del documento commerciale emesso.

 

SOGGETTI OBBLIGATI ALL’INVIO DEI DATI AL SISTEMA TESSERA SANITARIA (es. ottici)

Dal 1° luglio 2020, i soggetti tenuti all’invio dei dati al Sistema TS avranno l’obbligo di trasmissione tramite Sistema TS di tutti i corrispettivi (e non solo quelli relativi a possibili detrazioni fiscali da inserire nella dichiarazione precompilata dei loro clienti).

 

IPOTESI DI ERRORE, RESO O ANNULLAMENTO

Successivamente all’emissione del documento commerciale potrebbero verificarsi le seguenti ipotesi:

- reso merce: è necessario emettere un documento commerciale di reso;

- riscontro di un errore: è necessario emettere un documento commerciale di annullamento;

- necessità di annullare il corrispettivo erroneamente certificato come incassato e per il quale è stata richiesta l’emissione della fattura differita con successivo pagamento (in questo caso l'annullamento è necessario per evitare la duplicazione sia dei ricavi che dell’IVA)

In questi casi è necessario stornare in tutto o in parte l’operazione procedendo con l’emissione di un documento commerciale che abbia valore di operazione negativa, ovvero determini una diminuzione dell’operazione originaria.

Nel caso in cui sia intervenuto un reso merce è necessario emettere un documento commerciale di reso mentre nel caso di annullamento si ricorrerà al documento commerciale di annullamento.

In entrambi i casi i documenti commerciali emessi sono parificabili a delle note di credito emesse per stornare le fatture elettroniche. Quindi NON deve anche in questo caso essere utilizzato il segno negativo prima dell'importo in quanto è la natura stessa del documento a qualificare l’operazione quale storno (quindi minor ricavo e minore IVA a debito).

Come sopra evidenziato, nelle ipotesi di reso o annullamento le nuove disposizioni prevedono rispetto al passato la presenza di due distinti documenti commerciali. Da un punto di vista pratico potrebbe accadere la situazione (ammessa dalla norma) che il totale dei corrispettivi di un determinato giorno sia negativo.

Tale ipotesi si verifica se il totale dei documenti commerciali di reso o di annullo è superiore al totale dei documenti commerciali di vendita emessi nel medesimo giorno. In questo caso la trasmissione sarà, senza alcun problema, di valore complessivo negativo.

Nelle due ipotesi di reso e annullamento, il documento commerciale emesso deve obbligatoriamente riportare il richiamo al documento commerciale di vendita originario che si intende appunto stornare o annullare (anche solo parzialmente).

Il richiamo dei riferimenti al documento commerciale di vendita originario può essere attuato secondo le seguenti modalità:

a) il Registratore Telematico consente la ricerca e il richiamo automatico tra i documenti presenti in archivio (memoria permanente);

b) il Registratore Telematico consente l’inserimento manuale dei dati di riferimento del documento di vendita originario.

 

TRASMISSIONE DI DATI ERRATI DETERMINATI DA ERRORE DI INSERIMENTO O ANOMALIA FUNZIONALE DELL'APPARECCHIO

Coloro che hanno effettuato la trasmissione dei dati all’Agenzia, ma riscontrano anomalie nei dati inviati possono effettuare una segnalazione all’interno dell’area di consultazione del portale Fatture e Corrispettivi.

Nella sezione “Monitoraggio delle ricevute dei file trasmessi” è presente il link “Ricevute file corrispettivi telematici” attraverso il quale è possibile consultare il dettaglio di ciascuna trasmissione effettuata (è anche possibile effettuare una ricerca per data o identificativo della trasmissione).

Dopo aver individuato i dati errati, l'utente dovrà inserire il flag nella casella “Trasmissione anomala” e indicarne obbligatoriamente la motivazione al fine di poter procedere al successivo corretto calcolo dell'IVA periodica.
Questa procedura si rende necessaria in quanto non è prevista la possibilità di effettuare trasmissioni di dati integrativi o sostitutivi di quanto già trasmesso.

DOCUMENTO COMMERCIALE PER BENI DESTINATI A REGALO

Il “Documento commerciale per regalo” è un normale documento commerciale di vendita con le seguenti particolari caratteristiche:

a) non compare l’importo del corrispettivo

b) compare la dicitura “Documento commerciale per regalo”.

Dal lato del venditore gli adempimenti in fase di emissione sono i medesimi ovvero dovranno essere ordinariamente imputati tutti i dati richiesti relativamente a quantità, qualità di beni ceduti, tipologia di prestazione, valore del corrispettivo, indicazione dell’IVA, ecc.

Si tratta quindi di un corrispettivo a tutti gli effetti.

La specificità sta solo nel contenuto del documento commerciale che, consegnato insieme al regalo, potrà valere ai fini della garanzia senza dover svelare il valore del bene donato al beneficiario (assenza dell'importo del corrispettivo).

REGISTRO DEI CORRISPETTIVI

Dal 1.1.2020, la tenuta del registro dei corrispettivi per i soli corrispettivi elettronici trasmessi in via telematica non è più obbligatoria.

Quindi il registro dei corrispettivi dovrà essere mantenuto anche dopo il 1° gennaio 2020 per annotare le operazioni che non prevedono l’obbligo di corrispettivo elettronico come ad esempio le vendite per corrispondenza (e-commerce indiretto).

LA FASE DI TRASMISSIONE TELEMATICA

Relativamente alle giornate di normale attività ed in assenza di problemi tecnici, la trasmissione dei dati all’Agenzia delle Entrate verrà effettuata automaticamente dal registratore telematico una volta effettuata la chiusura giornaliera.

Il registratore in questo caso produce automaticamente un file in formato XML sigillato.

Si ricorda che la chiusura e la trasmissione deve essere effettuata anche se a fine giornata non risulta effettuata nessuna vendita di beni o prestazione di servizi.

Se la trasmissione non va a buon fine al primo tentativo, il registratore esegue nuovi tentativi o comunque segnala il problema del mancato invio in modo che l’esercente possa ripetere manualmente l’operazione secondo le istruzioni tecniche presenti nel manuale di istruzione.

CHIUSURA DELL’ATTIVITA’ PER RIPOSO SETTIMANALE, FERIE E FESTIVITA’

Se la chiusura giornaliera non viene effettuata per variè cause di chiusura o sospensione dell’attività, bisogna tener presente che il sistema informatico dell’Agenzia delle Entrate richiede comunque l’invio di alcune informazioni in modo che non si creino dei periodi di discontinuità dei dati.

In questi casi, alla riapertura dell’attività, il registratore telematico provvederà automaticamente all’invio di un unico file contenente la totalità dei dati (importo totale zero) relativi al periodo di interruzione e per i quali l’esercente non ha effettuato l’operazione di chiusura giornaliera.

 

IPOTESI DI MALFUNZIONAMENTO DEL REGISTRATORE E/O ASSENZA DELLA CONNESSIONE DATI

Durante l’utilizzo possono verificarsi eventi tecnici che determinano problemi di:

a) emissione del documento commerciale e memorizzazione elettronica del corrispettivo

b) trasmissione telematica dei dati dei corrispettivi giornalieri (es. mancanza di connessione a internet).

Nel primo caso, se l’esercente non è in grado di emettere documento commerciale, deve richiedere tempestivamente l’intervento di un tecnico abilitato al fine di ripristinare quanto prima possibile le funzionalità del Registratore telematico e, in attesa della riparazione, dovrà procedere all’annotazione dei dati dei corrispettivi delle singole operazioni giornaliere su apposito registro delle interruzioni, da tenere anche in modalità̀ informatica.

Inoltre, considerato che i corrispettivi rilevati manualmente non vengono né memorizzati né conseguentemente trasmessi dal registratore, occorre porre in essere una specifica procedura di emergenza, da eseguire effettuando l’accesso all’area riservata (sito Agenzia Entrate) Corrispettivi del contribuente, presente in Fatture e Corrispettivi – Servizi per Gestore ed Esercente, e procedere come segue:

1) individuare dall’elenco dei registratori in uso quello interessato dai problemi di malfunzionamento, ed entrare nella gestione dello stesso selezionando il relativo “Id dispositivo”;

2) nella scheda dedicata al registratore selezionato procedere con la funzione “Cambia stato”, indicando “Fuori servizio” (successivamente alla riparazione il tecnico abilitato provvederà a riabilitare il registratore nello stato in servizio);

3) trasmettere “manualmente” i corrispettivi non memorizzati a causa del malfunzionamento avvalendosi delle funzioni presenti nell’area Procedure di Emergenza/Dispositivo Fuori Servizio.

 

Nel secondo caso (funzionamento corretto del registratore ma assenza di connessione ad internet), l’esercente dovrà accedere (con altri strumenti o da altro luogo) al sito dell’Agenzia delle Entrate (sezione Fatture e Corrispettivi) e utilizzare la sezione “Assenza di rete” presente in area Corrispettivi / Servizi per il Gestore ed Esercente / Procedure di Emergenza.

Da qui è possibile effettuare il caricamento e invio del file XML sigillato opportunamente e precedentemente estratto dal registratore telematico.

 

TERMINI DI TRASMISSIONE DEI DATI

Posto che le chiusure devono essere effettuate giornalmente, la trasmissione dei dati (file XML) deve avvenire entro 12 giorni dall’effettuazione dell’operazione.

Ad esempio, i corrispettivi del 31 gennaio 2020 dovranno essere trasmessi entro il 12 febbraio 2020.

Per i soggetti obbligati ai corrispettivi telematici a partire dal 1.1.2020, è tuttavia previsto un periodo transitorio di sei mesi (dal 1.1.2020 al 30.06.2020) durante il quale la trasmissione può essere effettuata entro il mese successivo a quello di effettuazione dell’operazione.

 

PERIODO TRANSITORIO

Nel periodo transitorio dal 1.1.2020 al 30.06.2020 l’obbligo di memorizzazione dei corrispettivi può essere assolto anche senza il registratore telematico o non ricorrendo necessariamente all’utilizzo del “Documento commerciale on line”.

Questa agevolazione si è resa necessaria a causa della carenza nel mercato dei nuovi registratori telematici.

In questo caso l’esercente ancora privo di registratore telematico deve procedere come segue:

- rilasciare al cliente il vecchio scontrino o ricevuta fiscale (il cui utilizzo è quindi ancora possibile nei primi sei mesi d’obbligo di corrispettivi elettronici);

- mantenere in uso il registro dei corrispettivi giornaliero;

- trasmettere telematicamente i dati dei corrispettivi giornalieri entro l’ultimo giorno del mese successivo a quello di effettuazione dell’operazione.

Quest’ultima fase di trasmissione deve avvenire tramite la sopra indicata area Fatture e Corrispettivi (Sezione Corrispettivi, area Corrispettivi, Corrispettivi per esercenti non in possesso di RT - soluzione transitoria).

La trasmissione viene effettuata previa attuazione (tramite il sito) delle seguenti fasi di creazione del file contenente i dati da inviare:

a) caricamento (manuale o da file) dei dati relativi ai corrispettivi totali per ciascuna giornata e con distinzione per aliquota IVA;

b) controllo del file generato dal sito dell’Agenzia;

c) apposizione del sigillo elettronico personale (firma digitale) o dell’Agenzia delle Entrate

La trasmissione dei dati dei corrispettivi potrà altresì essere delegata ad un professionista (intermediario abilitato alla trasmissione telematica delle dichiarazioni fiscali) che dovrà rilasciare al contribuente una copia della comunicazione trasmessa e della ricevuta rilasciata dall’Agenzia delle Entrate.